¿Para qué presupuestamos?

Lo que queremos lograr es:

a) Planear con fundamentos (criterio) y con los pies sobre la tierra (conocimiento del negocio y del mercado), la realización de los objetivos que se desean alcanzar; porque quizá se esté hablando -sin darse cuenta- de planes faraónicos o de proyectos incumplibles por ser imposibles de llevar a la práctica con los recursos con que cuenta la organización. En este sentido, el presupuesto actuará como un dique de contención, como un cable a tierra, y alertará a sus usuarios acerca de "los números que o cierran", como se dice en la jerga cotidiana cuando la actividad no tiene viabilidad.

En el caso de que los recursos con que cuenta no sean suficientes, el planeamiento determinará esa situación y alertará sobre tal déficit. Y forzará a precisar cómo se van a conseguir los recursos necesarios para poder cumplir con los objetivos planteados.

b) Cumplir con lo planeado; el planteamiento ha de servir como guía parra la acción al ayudar a cumplir lo planeado. Si el mismo se ha realizado sobre bases sólidas y tomando en cuenta distintas previsiones, es difícil no cumplir; para ello tendrían que ocurrir muchas situaciones extremas, originadas fundamentalmente en la incertidumbre propia del medio ambiente, del medio económico social en que invariablemente se encuentra sumergida la organización.

c) Controlar lo realizado; es decir cotejar lo planeado con la realidad, para así poder:

- determinar si existen desvíos,

- analizar las causas de los desvíos,

- determinar la totalidad de las consecuencias asociadas.

d) Tomar las medidas correctivas necesarias. Sobre la base del análisis de los desvíos mencionado precedentemente y conocidas sus causas, es impostergable la tarea de tomar las medias correctivas que sean necesarias para minimizar en el futuro los errores e imprevisiones.

El presupuesto es, en cierta medida, un aprendizaje que realiza el hombre acerca del comportamiento de todos los componentes de una organización y del medio que la rodea. Este continuo proceso de formación de objetivos, formulación de planes, ejecución de tareas, control y ajuste, no culminaría realmente ni se retroalimentaría si este paso fuera obviado. 

Evidentemente allí está expresada una gran verdad. La presencia del planeamiento con la ausencia del control, no tiene sentido. No tendría sentido que se consumiesen horas de tiempo y esfuerzo de directivos y personal de una organización para hacer un plan estéticamente muy presentable, si la tarea terminara allí.

Con mucha propiedad alguien podría preguntar si el plan se cumple; y allí comenzaría el drama. No hay duda acerca de que se debería planear para poder tener algún tipo de control sobre los acontecimientos futuros y que éstos no tomen por sorpresa a sus usuarios; también se debería planear para ejecutar bien y, por supuesto, controlar para asegurarse de que los planes no están siendo desvirtuados y que su contenido está siendo cumplido.

Si esto se desea lograr de manera racional y eficiente, sin falsas expectativas ni derroche de esfuerzos, energías y recursos, el presupuesto será una herramienta de gran ayuda.

  "Planeamiento económico y financiero en contextos complejos y turbulentos"  José Luis Pungitore - OSMAR BUYATTI LIBRERÍA EDITORIAL. Págs. 24/25/26

LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO SOCIAL, POLÍTICO, CULTURAL Y GEOGRÁFICO.

Hemos hablado de organización como sistema social, asimismo hemos hablado de objetivos y de metas, y podemos decir que la organización es un sistema social que tiene un propósito. Sin embargo, la organización no está sola, aislada, no es absolutamente autónoma, sino que es un sistema dentro de otro, que llamaremos contexto, con el que se relaciona, interactúa, ejerce influencia y es influenciada. 

En esta compleja red de relaciones que se produce  entre la organización y su contexto externo, surge a la vista que las intervenciones de la organización en el contexto y viceversa dejan huellas, tienen efectos en ambas partes. 

Existen distintos tipos de contexto como:

• Contexto social: referido a la sociedad, la comunidad, donde la organización desarrolla sus actividades, Aquí están presentes las actitudes, los valores, las costumbres y deseos de la sociedad. Estas pautas de conductas o convivencia pueden estar explicitadas en un marco jurídico o no.
• Contexto político: aquel que se exterioriza a través del marco jurídico normativo de una sociedad. Entendemos que este marco está integrado por las leyes, decretos y reglamentaciones emanados por autoridades pertinentes de diferentes jurisdicciones.
• Contexto cultural: si entendemos por cultura todo aquello que pasa en una comunidad en este contexto ubicaríamos los valores que esa comunidad ha producido y comparte.
• Contexto geográfico: podemos considerar un contexto macro desde lo mundial, regional o nacional, o algo más micro como la ciudad o el barrio donde actúa la organización.

Desde el punto de vista del nivel de vinculación del contexto con la organización, podemos tipificarlo de la siguiente manera:

• Contexto de vinculación próxima: es el constituido por las organizaciones que interactúan o influyen en forma directa o inmediata con el desenvolvimiento de la organización. Así podemos mencionar: los proveedores, los clientes, los competidores, los organismos normativos o de contralor (Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), Dirección General de Rentas (DGR), Ministerio de Trabajo, Etcétera).
• Contexto de vinculación intermedia: está conformado por el espacio en el que actúan las organizaciones del mismo tipo que la organización en cuestión. Como ejemplos podemos mencionar, si se trata de una empresa metalúrgica, el conjunto de empresas metalúrgicas, las uniones empresariales, etcétera.
• Contexto de vinculación general: está dado por el sistema social, político y cultural en el que se mueve la organización.

- El ambiente social está formado por actitudes, deseos y costumbres de la población.

- El ambiente político se manifiesta a través del marco jurídico que reglamenta el accionar de las organizaciones.

- El ambiente cultural está construido por los valores y formas de conducta generalmente aceptados y practicados. Se trata de normas que pueden o no estar explícitamente incluidas en la legislación.

VINCULACIONES DE LAS ORGANIZACIONES CON LOS DIFERENTES NIVELES DE CONTEXTO

La interrelación de estos elementos contextuales ofrece una gran complejidad, pero es necesaria para la supervivencia y el desarrollo de las organizaciones.

Asimismo la incertidumbre es una condición con la que convive la organización. Si asignamos grados a esa incertidumbre, podemos clasificar el contexto de la siguiente manera.

• Contexto estable: aquel en el que los cambios son lentos y pocos.
• Contexto turbulento: aquel en el que los cambios son vertiginosos y poco predecibles. 

Si consideramos las posibilidades de desarrollo y crecimiento que el contexto brinda a la organización, puede ser clasificado como:

• Contexto favorable: el que permite un adecuado y sostenido nivel de oportunidades de desarrollo de la organización.
• Contexto desfavorable: el que brinda pocas posibilidades de desarrollo de la organización.

Diferencias entre plan, programa, proyecto, actividad y tarea

Si bien estos términos en el lenguaje corriente pueden utilizarse indistintamente, dentro de la jerga de la planificación se utilizan con alcances muy diferentes. Cada uno de estos términos indica distintos niveles de concreción.
Comencemos con el alcance y significado de plan, que es el término de carácter más global. Un plan hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Desde el punto de vista de la Administración central, el plan tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o del desarrollo de un sector (económico, social o cultural).
Un plan engloba programas y proyectos, pero no está compuesto sólo por un conjunto de programas y proyectos. Y esto pro una razón fundamental: proque su formulación se deriva de propósitos y objetivos más amplios que la suma de los programas y proyectos. En un plan nacional se indica, por ejemplo, la tasa de crecimiento de la economía que se desea alcanzar, el nivel de educación propuesto, etc. Todo esto debería estar enmarcado en un "proyecto nacional" que constituye (en el caso de existir) una definición de lo que se quiere como país. En otras palabras, el plan es el parámetro técnico-político dentro del cual se encmarcan los programas y proyectos.
Un programa, en sentido amplio, hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos relacionados o coordinados entre sí y que son de similar naturaleza. Un plan está constituído por un conjunto de programas. De este modo podemos hablar de programa de la tercera edad, programa de la construcción de escuelas, programa de salud materno-infantil, etc. que forma parte de un plan más generalizado. Puede decirse, asimismo, que un programa operacionaliza un plan mediante la realización de acciones orientadas a alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de un período determinado. Un programa está constituido por una constelación o conjunto de proyectos.
Pasando a un mayor grado de concreción, tenemos lo que se denomina proyecto. Con este concepto, se hace referencia a un conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades y resolver problemas. La realización de un curso para la tercera edad puede ser un proyecto dentro de un programa destinado a ese sector de población. La construcción de una escuela es un proyecto dentro de un programa de construcción de edificios escolares, y así por el estilo. Tanto los programas como los proyectos se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre sí, para alcanzar determinadas metas y objetivos específicos. La diferencia entre un programa y un proyecto radica en la magnitud, diversidad y especificidad del objetivo que se quiere alcanzar o la acción que se va a realizar: si es compleja, habrá de ser un programa con varios proyectos; si es sencilla, un simple y único proyecto podrá desarrollarla.
Si queremos seguir avanzando en una línea de concreción creciente, podemos hablar también de actividades y tareas. La actividad es el medio de intervención sobre la realidad mediante la realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto. Y la tarea es la acción que operacionaliza una actividad con un grado máximo de concreción y especificidad. Un conjunto de tareas configura una actividad entre las muchas que hay que realizar para concretar un proyecto.
Para aclarar estos crecientes grados de concreción y especificidad y el alcance de cada uno de estos términos, podremos ilustrarlos con los dos ejemplos siguientes.
Plan de servicios sociales; programa de construcción de edificios escolares; proyecto: construir este edificio escolar; actividad: levantar la pared; tarea: colocar un ladrillo.

LOS PRESUPUESTOS (Primera parte)

Los presupuestos son básicamente herramientas de planeamiento y de control, y permiten prever y controlar el desarrollo de las actividades de una organización en el tiempo futuro.

El planeamiento y los presupuestos, en general persiguen:

• Planear y plantear objetivos. Las organizaciones (empresas, organismos no gubernamentales, insstituciones de bien público, etc.) constantemente se plantean metas a alcanzar, y justamente la utilización de la técnica de presupuestos ayuda a precisar y a determinar cómo se lograrán las metas, cómo se arribará en forma racional a la realización de los objetivos que se han planteado.
• Ayudar a cumplirlos eficientemente. Lógicamente, al plantear mediante un plan el logro de detereminado tipo de objetivos, su seguimiento y control a través de un presupuesto va a ir indicando en qué grado, en qué medida se va cumpliendo.
• Controlar su cumplimiento. Pero a medida que se va avanzando en el cumplimiento del presupuesto, el usuario debería cuestionarse si va alcanzando el objetivo propuesto en forma eficiente, y/o en qué grado se está logrando. De la comparación a efectuar entre las cifras presupuestadas y aquellas que arroja la realidad, lógicamente surgirán desvíos. Los desvíos que pudieran producirse no solamente son atribuíbles a un error en el presupuesto o a una mala gestión por parte de los directivos de la organización. También el factor "azar" o incertidumbre del medio ambiente, un factor externo, exógeno a la organización, y sobre el cual prácticamente no existe acción válida a encarar para neutralizar sus efectos. Tal es el caso del factor climatológico para la agricultura, o las pestes y enfermedades para la agricultura y ganadería, aunque justo es destacar que ciertas medidas pueden ser tomadas para atemperar los efectos de dichas contingencias.
• Tomar acciones correctivas. Por supuesto, luego de controlar el presupuesto, los usuarios deberían preguntarse qué medidas correctivas se podrían tomar para contrarestar en el futuro los desvíos producidos o los errores que se hayan cometido y para reaccionar ante el cambio con mayor rapidez y en tiempo real.

En otras palabras, la misión consistirá en analizar los desvíos, diagnosticar y decidir si se corrigen los objetivos del presupuesto, o se acciona sobre la gestión con medidas de probada efectividad.
   Cualesquiera sean las acciones tomadas, la idea es planear el negocio en el escenario actual y futuro, con la mejor combinación disponible de:

• RECURSOS
• ESFUERZOS
• RESULTADOS

Y es muy importante que esto suceda, ya que si no se procede de esta manera, prácticamente se habrá perdido el tiempo.

                                            "Planeamiento económico y financiero en contextos complejos y turbulentos"  José Luis Pungitore - OSMAR BUYATTI LIBRERÍA EDITORIAL. Pág. 22/23

TAREA 1 - DIAGNOSTICO

 

Un diagnóstico puede incluir alguno de estos elementos:

• enumeración de problemas que afectan a ciertos grupos en un

ámbito determinado, jerarquización de los mismos en cuanto a la

prioridad o urgencia y su interrelación;

• identificación de las características de la situación social que se

observa y los factores que la generaron;

 • análisis de las variables que influyen en la realidad observada e identificación

de los aspectos estructurales que se encuentran presentes: situación geográfica, económica, condiciones sociales, etc.;

• caracterización de la comunidad educativa, de sus fortalezas y sus limitaciones para identificar alternativas de acción; 

• análisis de los antecedentes del proyecto (si existen acciones similares

en la zona o en una diferente, si hubo intentos previos de

abordaje análogo al considerado). 

            Una vez que está firme la decisión de encaminar un proyecto, el primer paso consiste en recortar con la mayor precisión posible la problemática a abordar.

 Para ello es necesario:

a) Identificar el problema

            Cuando se proyecta una experiencia de aprendizaje servicio, se busca atender a una demanda insatisfecha. La misma puede constituir una “necesidad”, es decir, una carencia que afecta las condiciones mínimas de vida en el aspecto alimentario, sanitario, educacional, etc; también puede referirse a un “problema”, o sea, una situación conflictiva que afecta a la comunidad (algo que no funciona como debe, tanto en cuanto a la supervivencia y la vida cotidiana como en el respeto de los derechos y las posibilidades de vivir plenamente). Y, por último, puede referirse a un “desafío”: una situación percibida por la comunidad como un logro a conseguir, una meta a alcanzar, un reto que requiere del acuerdo y del valor de todos para enfrentarlo.

              La construcción conjunta de la problemática a abordar requiere de un análisis de la realidad local o nacional en función de ese aspecto: situaciones relacionadas, grupos sociales afectados, los factores intervinientes en este panorama y posibles “causas”, indicadores o consecuencias.

 También es importante tener en cuenta:

 

• el número de personas que sufren el problema,

 

• la gravedad del mismo con sus componentes

objetivos y subjetivos,

 

• la urgencia que requiere su atención, 

• los obstáculos y dificultades, 

• las organizaciones que pueden aportar a su atención.

 

 

A PARTIR DE LOS LINEAMIENTOS PARA EL ANÁLISIS QUE BRINDA EL  TEXTO REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE UNA PROBLEMÁTICA QUE SURJA DE LA COMUNIDAD O CONTEXTO EN EL QUE VIVE. COMPLETAR EL MISMO CON TODOS LOS ITEMS DESCRITOS Y ENVIARLOS COMO COMENTARIOS AL BLOG

Que significa elaborar y diseñar proyectos

"De los diferentes procedimientos elaborados o propuestos para la realizacion de las tareas de planificación/programación, parece evidente que el más utilizado y utilizable en el trabajo social y la animación socio-cultural es la técnica de elaboración de proyectos.

Si esto es así, la primera y más urgente preocupación de todo trabajador social (entendido en sentido amplio del término) en lo que concierne al menejo de técnicas de planificación, ha de ser la de aprender a elaborar proyectos. Para ello no existe una normativa rígida, sino una serie de pautas que sirven para organizar las ideas, precisar los objetivos, establecer los cursos de acción, concretar una serie de actividades específicas y establecer criterios de evaluación.

Por consiguiente, la gúia que ofrecemos no es un recetario de "cómo hacer proyectos", sino que, tal como se dice expresamente, es simplemente una "guía". En ella se establece unas pautas y lineamientos generales que se han de utilizar para:

• Concretar lo que se quiere realizar.
• Instrumentar de manera efectiva las decisiones tomadas, mediante el uso combinado de recursos humanos y no humanos.
• Seguir cursos de acción que conduzcan a la obtención de determinados productos y resultados.
• Establecer criterios que ayuden a valorar de forma sistemática lo realizado.

Hay, pues, buenas razones para preocuparse para salir de las formas difusas de la fraseología barata, o de los grandes propósitos que se expresan en muchas propuestas de tipo social y cultural, pero que no sirven mucho más que para ser archivadas. No sabemos si existe algún medio eficaz y real para evitar tantas vaguedades; nos consta que un mínimo de organización mental e instrumental para elaborar proyectos (que es el propósito de esta guía) constituye un pequeño aporte, para descender del "declaraconismo" y la "sloganitis" a la práctica concreta. La verificación de lo anterior en la práctica social tiene un corolario obvio: la necesidad de saber hacer proyectos. Y la elaboración de proyectos no puede ser un amontonamiento arbitrario de ideas y propuestas sin ninguna pauta de organización sistemática."

                                      Cómo elaborar un proyecto. Guia para diseñar proyectos sociales y culturales
                                                                   Ezequiel Ander-Egg
                                                                   María José Aguilar Idáñez